Zeitmanagement-Tools

Hole das meiste aus Deiner Zeit mit diesen Werkzeugen

Zeitmanagement-Tools: Papier und digital

Du willst das Beste aus deiner Zeit machen? Neben vielen Zeitmanagement-Methoden gibt es eine ganze Reihe von Zeitmanagement-Tools, die dein Leben einfacher und effizienter machen können. Einige sind für jedermann geeignet, während andere auf ganz bestimmte Herausforderungen ausgerichtet sind.

Inhaltsverzeichnis
  • Aufgabenverwaltung
  • Fokus-Timer
  • Ablenkungsblocker
  • Zeiterfassungs-Tools
  • Kalender
  • Gewohnheits-Tracker
  • Notizen
  • Werkzeuge zur Selbstreflexion

Aufgabenverwaltung

Jeder braucht einen Ort, um die verschiedenen Aufgaben, für die er verantwortlich ist, zu speichern und zu verwalten. Versuche nicht alles im Kopf zu behalten. Das verschlingt nur wertvolle mentale Kapazitäten - dein Arbeitsgedächtnis ist schließlich begrenzt - und du wirst Dinge vergessen.

Die einfachste Form eines solchen Tools ist ein Blatt Papier. Es ist auch eines der beliebtesten Werkzeuge. Viele Leute schreiben einfach eine schlichte Liste mit dem, was sie tun wollen oder müssen, auf ein oder mehrere Blätter und streichen die Punkte, sobald sie erledigt sind. Einfach und effektiv.

Dann gibt es gedruckte Planer, die in der Regel Kalender, To-do-Listen und Notizen kombinieren. Sie sind auch im digitalen Zeitalter noch sehr beliebt.

Ein Trend unter den papierbasierten Aufgabenmanagementsystemen ist das Bullet Journal, eine "als Produktivitätssystem getarnte Achtsamkeitspraxis". Sein namensgebender Notationsstil ermöglicht das einfache Verschieben von Aufgaben zwischen Listen. Darauf aufbauend bietet es auch Gewohnheits-Tracker, Stimmungs-Tracker und verschiedene andere Elemente.

Wenn man lieber digital arbeitet, betritt man das Reich der To-do-Listen-Apps und anderer Aufgabenverwaltungssoftware. Eine davon ist unsere Zeitmanagement-App Focality. Dank "Deep Planning" ermöglichst sie es, langfristige Pläne zu erstellen, ohne jedes Detail akribisch festzulegen. Leichtgewichtig und doch strategisch. Lege deine Ziele für dieses Jahr fest. Dann entscheide basierend auf den Jahreszielen, was du diesen Monat erreichen willst. Dann diese Woche und schließlich heute. Nach jedem Zeitraum kannst du einen Schritt zurücktreten und überlegen: Was ist gut gelaufen? Was nicht? Was kann ich anders machen? Auf diese Weise verbesserst du kontinuierlich dich und dein Zeitmanagement.

Weitere nennenswerte Zeitmanagement-Tools für die Aufgabenverwaltung sind:

Fokus-Timer

Eine der häufigsten Herausforderungen im Zeitmanagement ist es, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren. Multi-Tasking funktioniert nicht, aber Ablenkungen sind überall. Eine bewährte Methode, wenn man seine Konzentration steigern möchte, sind Fokus-Timer. Man stellt sich einfach einen Timer und verpflichtet sich, sich auf nur eine Sache zu konzentrieren, bis der Timer klingelt.

Die bekannteste solche Methode ist die Pomodoro-Technik, benannt nach dem tomatenförmigen Küchentimer, den ihr Erfinder benutzte. Sie legt Intervalle von 25 Minuten konzentrierter Arbeit fest, gefolgt von 5 Minuten Pause zum Ausruhen. Nach 4 Zyklen wird eine 15-minütige Pause eingelegt.

Wenn du deine Aufmerksamkeitsspanne erweitern möchtest, um auch längere Fokusperioden durchzuhalten, ist unsere Focus Timer App genau das Richtige für dich. Sie ermöglicht es dir, die Dauer deiner Konzentrationsperioden kontinuierlich zu steigern. Darüber hinaus gibt sie dir Aufschluss darüber, was die typischen Ursachen für unterbrochene Konzentration sind.

Ein weiterer bemerkenswerter Fokus-Timer ist Forest. Er motiviert zum Durchhalten der Sitzung, indem er jeden erfolgreichen Abschluss mit einem frisch gepflanzten virtuellen Baum belohnt - oder ihn verdorren lässt, falls man sich ablenken lässt.

Ablenkungsblocker

Während Focus Timer dabei helfen, Ablenkungen zu widerstehen, bekämpfen Ablenkungsblocker die Ablenkungen selbst. Sie fördern Konzentration, indem sie gängige digitale Ablenkungen entfernen.

Die meisten aktuellen Betriebssysteme enthalten bereits einige grundlegende Funktionen zum Blockieren von Ablenkungen. iOS und Android haben einen "Bitte nicht stören"-Modus, der alle Benachrichtigungen und Anrufe deaktiviert. Die gleiche Funktion heißt "Benachrichtigungsassistent" unter Windows.

Wenn man noch einen Schritt weiter gehen möchte, dann benötigt man spezielle Tools. Einige Apps blockieren andere Apps (wie Facebook) oder Websites (wie Facebook) komplett. Andere Tools schränken die Zeit ein, die man auf ablenkenden Seiten oder Apps verbringen kann.

Einige Zeitmanagement-Tools zum Blockieren von Ablenkungen sind:

Zeiterfassungs-Tools

Eine wichtige Fähigkeit beim Zeitmanagement ist zu wissen, wie viel Zeit man für eine Aufgabe benötigen wird. Wir die Aufgabe 50 Minuten oder 5 Stunden dauern? Wenn eben dieses Zeitgefühl versagt, führt es zu dem typischen Ergebnis: "Wo ist die ganze Zeit nur hin?!"

Um besser vorhersagen zu können, wie viel Zeit benötigt wird, kann man messen, wie viel Zeit man wofür verwendet. Das ist die Domäne von Zeiterfassungs-Apps. Diese Klasse von Software ist darauf ausgelegt, zu messen und zu protokollieren, was man wie lange macht.

Eine etablierte Zeiterfassungs-App ist Toggl Track. Sie enthält eine simple Stoppuhr, die man manuell starten/stoppen kann, wenn man eine Aufgabe beginnt/beendet. Man kann eine frei formulierte Beschreibung dessen hinzufügen, was man gerade macht. Und man kann jeden Eintrag einem Projekt zuordnen. Einmal erfasst, kann man dann über die Berichte von Toggl besser verstehen, wo die Zeit denn nun wirklich geblieben ist.

Kalender

Ein ziemlich offensichtliches Zeitmanagement-Tool ist der Kalender. Man kann (muss) ihn benutzen, um den Überblick über Meetings und andere Ereignisse zu behalten. Viele Menschen gehen aber noch einen Schritt weiter und planen ihre ganze Arbeit mithilfe eines Kalenders.

Die Zeitmanagement-Methode Time Blocking zum Beispiel teilt die Woche in mehrere verschiedene Blöcke auf. Jeder Block ist nur für eine bestimmte Aktivität reserviert.

Obwohl der gute alte gedruckte Kalender immer noch sehr beliebt ist, haben sich digitale Kalender wie Outlook Calendar, Google Calendar oder Apple Calendar vor allem im geschäftlichen Kontext durchgesetzt. Sie ermöglichen eine einfache Synchronisierung zwischen Geräten und eine schnelle Terminplanung.

Gewohnheits-Tracker

Die meisten unserer Verhaltensweisen sind automatisch. Produktive Gewohnheiten zu etablieren - oder unproduktive loszuwerden - ist ein wichtiger Teil des Zeitmanagements. Gewohnheits-Tracker helfen, bestehende Gewohnheiten bewusst zu verfolgen und neue zu etablieren.

Eine gängige Technik unter den Apps zum Gewohnheits-Tracking ist die Seinfeld-Methode, auch bekannt als "Don't Break The Chain": Man legt die Häufigkeit fest, mit der man eine neue Gewohnheit ausführen will und setzt für jede erfolgreiche Ausführung eine Markierung (in der App). So entsteht eine Kette von erfolgreichen Ausführungen - eine Kette, die niemals unterbrochen werden darf.

Bei Focality ist Gewohnheits-Tracking kein Schwerpunkt, man kann wiederkehrende Vorhaben einrichten, um einen ähnlichen Effekt zu erzielen: Definiere Aufgaben, die du regelmäßig erledigen willst, und sie werden automatisch zu deinen Plänen hinzugefügt.

Hier einige Zeitmanagement-Tools, die sich auf die Verfolgung von Gewohnheiten konzentrieren:

Notizen

Eine oft unterschätzte Klasse von Zeitmanagement-Tools sind schlichte Notizen. Sei es auf Papier oder digital. Eine Notiz ist ein vielseitiges Instrument: Man kann es für improvisierte To-do-Listen, Priorisierungen und vieles mehr verwenden.

Es gibt zum Beispiel eine einfache Technik, die dabei hilft, die Konzentration auf der aktuellen Aufgabe zu halten. Ich nenne es "Ablenkungen ablegen". Man man an etwas arbeitet und eine Ablenkung nach Aufmerksamkeit verlangt - vielleicht ist einem eine tolle Idee in den Sinn gekommen, vielleicht eine interessante Information, die recherchiert werden möchte - dann schreibt man sie einfach kurz auf. Lege die Ablenkung in einer Notiz ab, ohne dich in diesem Moment tiefer damit zu beschäftigen. Sobald du mit deiner Aufgabe fertig bist, kannst du die Notiz wieder aufgreifen und allem nachgehen, was noch immer Aufmerksamkeit erfordert. Dafür kann man jede beliebige Notiz-App verwenden. Focus Trainer, eine Focus-Timer-App, hat einen passenden Ablenkungs-Ablageort direkt mit eingebaut.

Andere beliebte Apps für Notizen sind:

Werkzeuge zur Selbstreflexion

"Reflexion verwandelt Erfahrung in Erkenntnis.” (John Maxwell)

Niemand wird mit perfekten Zeitmanagement-Fähigkeiten geboren. Wie alles im Leben ist es eine Reise. Selbstreflexion ist die Fähigkeit, die sicherstellt, dass man auf seiner Reise vorankommt und nicht stillsteht. Halte regelmäßig inne und überlege: Was funktioniert? Was nicht? Was sollte ich ändern?

Einige Zeitmanagement-Tools konzentrieren sich ausschließlich auf die Selbstreflexion. Die Five Minute Journal App beispielsweise unterstützt die Selbstreflexion, indem sie jeden Morgen drei Fragen wie "Was werde ich tun, um den heutigen Tag großartig zu machen?" stellt und abends zwei weitere Fragen.

Mit Focality ist die Selbstreflexion direkt in den Zeitmanagement-Workflow integriert. Wenn man eine Aufgabe nicht schafft, kann man ganz kurz notieren, was der Hintergrund war. Mit der Zeit wird man so Muster erkennen und wissen, welche Herausforderungen man als Erstes angehen sollte. Am Ende eines jeden Planungszyklus blickt man ebenfalls zurück. Man reflektiert über den Plan und die Ausführung. So verbessert man stetig sein eigenes Zeitmanagement.

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Titelfoto von Jessica Lewis.