Die Eisenhower-Matrix

Zeitmanagement-Methode für effektive Priorisierung

Dringlichkeit und Wichtigkeit: So dachte Eisenhower über Probleme

Die Grundlagen der Eisenhower-Matrix gehen auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Eisenhower war berühmt für seine besondere Produktivität. In einer Rede formulierte er sein Eisenhower-Prinzip: "Ich habe zwei Arten von Problemen: die Dringenden und die Wichtigen. Die Dringenden sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind niemals dringend."

Das ist ein gängiges Muster. Denke Sie einen Moment darüber nach. Von all deinen Aktivitäten: Wie viel davon ist dringend? Und wie viel ist wirklich wichtig? Wichtig im Sinne von "das wird mir helfen, meine langfristigen Ziele zu erreichen". Dringlichkeit ist laut. Sie verlangt Aufmerksamkeit - und raubt den eigentlich wichtigen Dingen den Fokus.

Steven R. Covey und die vier Quadranten des Zeitmanagements

Später wurden diese beiden Dimensionen, Dringlichkeit und Wichtigkeit, mit einer 2x2-Matrix abgebildet. Die Methode wurde vor allem durch Stephen R. Covey bekannt gemacht, der sie in seinem Buch "Die sieben Wege zur Effektivität" beschrieb. Die Eisenhower-Matrix ergibt so vier Quadranten:

• Quadrant I: wichtig und dringend
• Quadrant II: wichtig, aber nicht dringend
• Quadrant III: dringend, aber nicht wichtig
• Quadrant IV: nicht dringend, nicht wichtig

Quadrant I: wichtig und dringend

Der obere linke Quadrant schreit vor Dringlichkeit. Dinge, die nicht aufgeschoben werden können und die auch wirklich wichtig sind. Sie zu ignorieren hat signifikant negative Folgen. Einige Beispiele:

• Die Präsentation vorbereiten, die sie morgen halten werden.
• Die Steuererklärung abgeben, die diese Woche fällig wird.
• Das Wasserleck reparieren.
• Das buchstäbliche Feuer löschen.

Quadrant II: wichtig, aber nicht dringend

Viele wichtige Aufgaben sind nicht zeitkritisch. Sie sind wichtig, weil sie einen den eigenen Zielen näher bringt oder gut für die langfristige Gesundheit sind. Wenn man sie überhaupt nicht erledigt, hat das tief greifende negative Auswirkungen. Aber ob man sich nun jetzt oder später drum kümmert, macht keinen großen Unterschied - vorausgesetzt, man tut es überhaupt. Ein paar Beispiele:

• Alle Arten von Planung
• Sport
• Die Präsentation, die erst nächsten Monat fällig ist
• Erholungszeit

Vielleicht fällt dir schon auf, dass ein und dieselbe Aufgabe vom zweiten in den ersten Quadranten der Eisenhower-Matrix wandern kann, indem einfach nur Zeit verstreicht. Die Präsentation, die nächsten Monat fertig sein muss, ist heute nicht dringend. Aber wenn man einen Monat wartet, wird es "plötzlich" sehr dringend. Viele Menschen bleiben dadurch in einem ewigen Zyklus der Dringlichkeit gefangen. Dringende Sachen nehmen alle Zeit in Anspruch bis auch die ehemals nicht dringenden Aufgaben schließlich dringend werden. Man verbringt seine Zeit nur noch damit, die diversen Feuer zu löschen, die sich auftun. Das ist weder gut für einen selbst noch für die Ergebnisse.

Quadrant III: dringend, aber nicht wichtig

Der Teufelsquadrant. Aufgaben in Quadrant III fühlen sich wichtig an, weil sie so dringend sind. Aber in Wirklichkeit sind sie gar nicht so wichtig. Sie mögen zwar notwendig sein, aber es sind nicht die Arten von Aufgaben, die einen wirklich voranbringen. Zum Beispiel:

• Besprechungen
• E-Mails beantworten
• Unterbrechungen
• Reparaturen

Quadrant IV: nicht dringend, nicht wichtig

Aktivitäten im vierten Quadranten sind einfach nur Zeitfresser. Trotzdem schaffen sie es immer wieder, sich einzuschleichen. Das können sein:

• Soziale Medien checken
• Das perfekte Ablagesystem finden, obwohl das aktuelle gut funktioniert

Wie man die Eisenhower-Matrix verwendet

Ziel ist es, so viel Zeit wie möglich in Quadrant II zu verbringen: wichtige, aber nicht dringende Aufgaben. Diese Aufgabe bringen einen voran. Sie ermöglichen es, das Leben proaktiv zu planen, anstatt nur auf dringende Angelegenheiten reagieren zu müssen.

Man sollte vermeiden, zu viel Zeit im Quadrant I (wichtig und dringend) der Eisenhower-Matrix zu verbringen. Diese Dinge sind zwar wichtig, aber das ständige Feuerlöschen führt zu Stress und Burn-out. Man muss einen Weg finden, diese Aufgaben zu erledigen, solange sie sich noch in Quadrant II befinden - also noch nicht dringend geworden sind. Auch in Quadrant III (dringend, aber nicht wichtig) sollte man nicht zu viel Zeit verbringen. Sonst verschiebt sich der Fokus zu sehr auf das Kurzfristige und man bekommt den Eindruck, das Leben nicht wirklich im Griff zu haben. Und wenn Quadrant IV (weder wichtig noch dringend) zu viel Zeit in Anspruch nimmt, lebt man im Grunde genommen unverantwortlich.

Damit man die Freiheit hat, sich auf Quadrant II zu konzentrieren, muss man die Zeit reduzieren, die man in den anderen Quadranten verbringt. Am einfachsten beginnt man dabei mit den Quadranten III und IV. Bei Aktivitäten in Quadrant III kann man hinterfragen, ob sie überhaupt getan werden müssen. Sie sind nicht so wichtig, also ist es vielleicht eine Option, sie schlicht zu streichen. Eine andere gängige Strategie, insbesondere im beruflichen Kontext, ist die Delegation. Muss man die Aufgabe wirklich selbst erledigen, oder kann man sie nicht auch abgeben? Und was Quadrant IV betrifft: Einfach sein lassen. Es ist weder wichtig noch dringend - warum es überhaupt tun? Höre auf, sinnvoll im Netz zu surfen oder Dinge zu organisieren, die nicht besser organisiert werden müssen.

Die so gewonnene Zeit kann man nun in Quadrant II (wichtig, aber nicht dringend) investieren. In Folge rutschen immer weniger Aufgaben in den ersten Quadranten, weil man sich ihnen widmen konnte, bevor sie dringend wurden. So hat man dann endlich die angemessene Zeit für strategische Arbeit und gute Planung. Man kommt voran und hat gleichzeitig den Stress reduziert.

Die Eisenhower-Matrix + Die 4Ds des Zeitmanagements

Eine weitere beliebte Zeitmanagement-Methode sind die 4Ds des Zeitmanagements. Jedes D steht jeweils für einen englischen Begriff:

• Do: Machen
• Defer: Aufschieben / für später planen
• Delegate: Delegieren
• Delete / Drop: Verwerfen

Das lässt sich wunderbar auf die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix übertragen:

• Quadrant I: Wichtig und dringend => Sofort erledigen
• Quadrant II: Wichtig, nicht dringend => Planen
• Quadrant III: Nicht wichtig, aber dringend => Delegieren
• Quadrant IV: Weder wichtig noch dringend => Sein lassen

Eine App, um sich auf Quadrant II zu konzentrieren

Unsere Zeitmanagement-App Focality hilft, Quadrant II die Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient. Nutze Focality, um das Planen zur Routine zu machen und dein Leben proaktiv zu gestalten. Deine wichtigen Ziele haben jeweils einen eigenen Abschnitt in deinen Plänen. Das macht es einfach, die wichtigen Aufgaben einzuplanen, die sonst im Chaos der dringenden Aufgaben untergehen könnten.

Focality ermöglicht es dir, deinen Zeitmanagement-Prozess ständig zu verbessern. Reflektiere über deine Pläne und deren Ausführung. Lerne aus datengestützten Erkenntnissen.